Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op: 17 september 2026

VGK vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van Uw persoonsgegevens zoals weergegeven in deze Privacyverklaring. VGK vzw hecht veel waarde aan de bescherming van Uw persoonsgegevens en aan het respecteren van Uw privacy. Wij doen er alles aan om Uw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met Uw persoonsgegevens. VGK vzw neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

In deze Privacyverklaring geven wij U heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens VGK vzw verzamelt en hoe wij daarmee omgaan. Deze verklaring is in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Indien U gebruikmaakt van onze website of webshop, van onze dienstverlening, of indien U Uw persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt, verklaart U kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Vlaamse Geneeskundige Kring vzw
De Pintelaan 185, Gebouw B3 (Kelder -1B3), 9000 Gent, België
Btw-identificatienummer: BE 0698.864.709
E-mail (algemeen): [email protected]
E-mail (privacy en gegevensbescherming): [email protected]

VGK vzw heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, maar U kunt voor alle vragen over Uw persoonsgegevens terecht op [email protected].

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van Uw relatie met ons (bezoeker, lid, klant, deelnemer aan een activiteit) verwerken wij, indien nodig, de volgende gegevens:

  • voor- en achternaam;
  • geboortedatum;
  • adresgegevens;
  • telefoonnummer;
  • persoonlijk e-mailadres;
  • UGent e-mailadres;
  • studentennummer;
  • opleidingsdetails;
  • financiële informatie en betaalgegevens;
  • gegevens in verband met Uw EventPay-lidkaart, zoals de unieke kaartcode (QR-code), het saldo en de oplaad- en betaalhistoriek op onze evenementen;
  • gegevens over Uw aankopen en bestellingen in onze webshop;
  • technische informatie over Uw bezoek aan onze website of gerelateerde applicaties (zoals IP-adres, browsertype en surfgedrag via cookies);
  • informatie die U ons bezorgt met het oog op deelname aan activiteiten, inclusief toegankelijkheids- en dieetvereisten;
  • alle andere persoonsgegevens die U actief aan ons verstrekt;
  • andere gegevens indien uitdrukkelijk vermeld op het moment van verzameling.

3. Hoe verzamelen wij Uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen Uw persoonsgegevens:

  • wanneer U ze rechtstreeks aan ons verstrekt (bv. bij inschrijving, aankoop, registratie of contactname);
  • wanneer U onze website, webshop, sociale media of applicaties gebruikt;
  • via derde partijen die wij inschakelen voor onze dienstverlening (bv. ons betaal- en lidkaartsysteem), voor zover dit nodig is voor de hieronder vermelde doeleinden.

4. Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond?

Wij verwerken Uw persoonsgegevens enkel voor de doeleinden waarvoor wij ze verkregen, en telkens op een geldige rechtsgrond:

Doeleinde Rechtsgrond
Diensten leveren, goederen verkopen en bestellingen/betalingen afhandelen Uitvoering van de overeenkomst
Uw lidmaatschap en EventPay-lidkaart beheren (koppeling, saldo, betalingen op evenementen, blokkering bij verlies) Uitvoering van de overeenkomst
U laten deelnemen aan onze activiteiten en rekening houden met toegankelijkheids- en dieetvereisten Uitvoering van de overeenkomst / toestemming
U contacteren over (wijzigingen aan) onze diensten of Uw bestelling Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Nieuwsbrieven en uitnodigingen voor onze events versturen Toestemming en/of gerechtvaardigd belang t.a.v. onze leden
Onze website en kanalen aanbieden, beveiligen en verbeteren Gerechtvaardigd belang
Voldoen aan wettelijke (o.a. fiscale en boekhoudkundige) verplichtingen Wettelijke verplichting
Uw gegevens doorgeven aan commerciële partners (zie punt 7) Uitsluitend Uw uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming

5. Nieuwsbrieven en uitnodigingen

Wij versturen nieuwsbrieven en uitnodigingen enkel naar leden en naar personen die zich hiervoor hebben ingeschreven. In elke communicatie vindt U een mogelijkheid om zich uit te schrijven. Uitschrijven kan ook op elk moment via [email protected].

6. Met wie delen wij Uw persoonsgegevens?

VGK vzw verkoopt Uw persoonsgegevens niet aan derden, behoudens de situatie beschreven in punt 7 (waarvoor Uw uitdrukkelijke toestemming vereist is).

Wij delen Uw gegevens wel met dienstverleners die in onze opdracht en volgens onze instructies gegevens verwerken (verwerkers), voor zover dit nodig is voor onze dienstverlening. Zo doen wij een beroep op derden voor:

  • het hosten en beheren van onze webshop en de afhandeling van online aankopen (Shopify — zie punt 8 over doorgifte buiten de EU);
  • een betaal- en lidkaartsysteem voor onze evenementen (EventPay), waarmee Uw EventPay-kaart, saldo en betalingen op activiteiten worden beheerd;
  • het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen (een externe e-mailmarketingdienst);
  • het aanbieden van een ticketplatform voor de (door)verkoop van toegangstickets (een extern ticketingplatform);
  • het verzorgen van de IT-infrastructuur en webhosting.

Daarnaast kunnen wij Uw gegevens delen met samenwerkende derde partijen die betrokken zijn bij de organisatie van een specifiek evenement of seminarie, uitsluitend voor zover dat voor die activiteit noodzakelijk is.

Ten slotte kunnen wij Uw gegevens delen wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bv. op vraag van een bevoegde overheid).

Met verwerkers sluiten wij, waar vereist, een verwerkersovereenkomst af om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

7. Doorgifte van gegevens aan commerciële partners (enkel met Uw toestemming)

In bepaalde gevallen geven wij persoonsgegevens (zoals naam en e-mailadres) door aan commerciële partners van VGK vzw, zodat zij U informatie of aanbiedingen kunnen bezorgen die voor studenten relevant kunnen zijn.

Dit gebeurt uitsluitend indien U hiervoor vooraf Uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven door het betreffende vakje aan te vinken. Deze toestemming is volledig vrijblijvend: als U het vakje niet aanvinkt, worden Uw gegevens niet met deze partners gedeeld en heeft dit geen enkele invloed op Uw lidmaatschap of op de diensten die U bij ons afneemt.

U kunt deze toestemming op elk moment intrekken via [email protected]. Vanaf dat moment geven wij Uw gegevens niet langer aan deze partners door. Een intrekking heeft geen invloed op doorgiften die vóór de intrekking al hebben plaatsgevonden.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij streven ernaar Uw gegevens binnen de EER te verwerken. Voor het beheer van onze webshop maken wij echter gebruik van Shopify, waarvan de infrastructuur zich deels buiten de EER kan bevinden (o.a. Canada en de Verenigde Staten). Wanneer gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt met passende waarborgen zoals voorzien in de AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of via de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

9. Hoe lang bewaren wij Uw persoonsgegevens?

Wij bewaren Uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, en niet langer dan wettelijk toegelaten. Als algemene regel bewaren wij Uw gegevens tot maximaal 6 jaar na Uw laatste aankoop of laatste contact. Betalings- en transactiegegevens die wij op grond van onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen moeten bewaren, houden wij bij zolang de wet dit vereist. Gegevens die wij op basis van Uw toestemming verwerken, bewaren wij tot U Uw toestemming intrekt.

10. Hoe beschermen wij Uw persoonsgegevens?

VGK vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om Uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging. Zo:

  • zijn al onze medewerkers geïnformeerd over het belang van gegevensbescherming en gehouden tot geheimhouding;
  • hanteren wij een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op onze systemen;
  • maken wij back-ups om gegevens te kunnen herstellen bij incidenten;
  • worden onze maatregelen regelmatig getest en geëvalueerd.

11. Wat zijn Uw rechten?

U heeft, binnen de grenzen van de AVG, de volgende rechten:

  • Recht op inzage: weten welke gegevens wij van U verwerken en hoe.
  • Recht op verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
  • Recht op verwijdering: Uw gegevens laten wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.
  • Recht op beperking van de verwerking.
  • Recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Uw gegevens in een gestructureerd bestand ontvangen of laten overdragen.
  • Recht om Uw toestemming in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming berust.

U kunt Uw rechten uitoefenen via [email protected]. Om Uw identiteit te beschermen kunnen wij U vragen zich te identificeren. Wij reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen de wettelijke termijn van één maand.

Bent U niet tevreden over hoe wij met Uw gegevens omgaan, dan heeft U het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
[email protected] — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Cookies

Om onze website goed te laten werken en Uw navigatie te verbeteren, maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op Uw toestel worden opgeslagen wanneer U onze website bezoekt. Wij gebruiken:

  • technische en functionele cookies, noodzakelijk om de website te laten werken en Uw voorkeuren te onthouden;
  • analytische cookies, om het gebruik van de website te meten en te verbeteren;
  • in voorkomend geval cookies voor gepersonaliseerde content of advertenties, enkel na Uw toestemming.

Bij Uw eerste bezoek informeren wij U over deze cookies en vragen wij, waar vereist, Uw toestemming. U kunt cookies steeds weigeren of verwijderen via de instellingen van Uw browser. Sommige delen van de website werken dan mogelijk niet correct.

13. Minderjarigen

Onze diensten richten zich op (meerderjarige) studenten. Wij verwerken niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. Meent U dat wij toch dergelijke gegevens verwerken, contacteer ons dan via [email protected].

14. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

VGK vzw kan deze Privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld door wijzigingen in onze diensten of in de wetgeving. De meest actuele versie vindt U steeds op onze website. Wij raden U aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.

15. Contact

Voor vragen over deze Privacyverklaring of over gegevensbescherming binnen VGK vzw kunt U ons contacteren via [email protected].